典簿始设于元代，在国子监、翰林兼国史院等机构中担任首领官，主要负责文牍簿书管理事务。明清时期沿用该官职，职能扩展至掌管章奏文移、管理吏役及保管祭器图书等领域，明代王府长史司及清代光禄寺等机构均设有典簿职位，品级从正七品至从八品不等。

元代首设典簿官职，主要作为国子监、翰林兼国史院等监司衙门的首领官，负责处理日常行政文书。明代延续元代制度，不仅在国子监、光禄寺、太常寺设立典簿厅，还在王府长史司下设典簿一职，形成中央与地方并行的职官体系。清代进一步扩大设置范围，太常寺、光禄寺等机构均设典簿厅，职能覆盖祭祀器物管理与文书档案保存。

典簿的核心职能始终围绕文书管理展开：元代典簿主要负责监司衙门的文牒收发与簿籍登记，确保行政流程的规范性。至明代，其职责扩展至掌管章奏公文流转、调配吏员差役，并兼管祭祀礼器的保管工作，如国子监典簿需定期核查礼器库藏品。清代增设图书档案管理职能，翰林院典簿需参与官修史书的编纂协调事务。

典簿官职品级因机构和朝代存在差异：明代国子监典簿定为从八品，而光禄寺典簿则为正七品。清代延续该差异化体系，太常寺典簿品级为从七品，国子监典簿则为从八品。官员选拔途径包括荫生承袭、进士外放及举人考选，其中翰林院典簿多由科举出身者充任。

清代对典簿实行定额俸银制度，顺治八年（1651年）规定在京典簿年俸银为24两，该标准成为后续朝代参考基准。地方衙署典簿俸禄通常低于京师，需依赖地方财政补贴与职田收入补充。

清末新政期间，典簿制度发生结构性调整：光绪三十二年（1906年）国子监裁撤，其典簿厅并入新设学部，保留4名典簿专司礼典筹备与临雍视学督导。司法机构改革中，大理院设立典簿厅，配置都典簿1人（从五品）、典簿4人（从六品）及主簿、录事等职，负责审判文书归档与庭审记录。京师高等审判厅典簿定为正七品，形成与民国书记官制度衔接的过渡体系。