文件管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文件存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；
文件版本管理混乱；文件安全缺乏保障；文件无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以文件管理系统逐渐成为国内外业界研究的热点。
发展
随着信息化进程，信息资源的地位得到了越来越广泛的认同；电子文件，作为电子政务最重要的资源形式，它的价值得到了越来越充分的肯定。
电子政务的发展十分迅速，运行其中的电子文件比重日益上升，文件管理工作的重要性也逐步彰显。
构建规范统一的文件管理系统，保存、保护电子政府活动的证据，是加强文件管理的重要途径之一。
功能
文件管理系统作为一个统一的信息管理机制，应具有下述功能：
①
集中存储，统一的文档共享；大数据时代银行监控的集中存储是在网点监控分中心的基础上，在总行设立统一的监控中心进行集中存储，从而节省人手，建立网点-支行-总行间的应急快速反应体系。
② 权限管理，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作；
③
全文索引，可以索引Office、PDF等文件内容，快速从海量资料中精准查找所需文件；
④ 文档审计，描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况；
⑤ 版本管理，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载；
⑦ 锁定保护，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作；
⑧ 规则应用，系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作；
⑨
存储加密，文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性；
⑩
数据备份，支持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作；
⑪ 文档借阅，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理；
⑫ 审批流程，可自定义审批流程，实现流程固化，解决企业内部流程审批混乱的问题；
⑬ 统计报表，自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况。
分类
HOLA文档管理系统
将文档管理、纸质文档管理、多媒体管理、图文档管理、安全加密、协同办公等各种应用与管理全面整合，各功能间紧密关联，全程无缝管理。
基于
C/S架构，可以做到文档的精细化权限控制，做到文件可阅读但不能拷贝，不能另存和打印、不能截屏，从而实现了文件加密集中储存管理，防泄密、防拷贝。为企业提供文档集中管理与安全共享解决方案。
HOLA企业内容管理系统
可以实现标准企业级的
文档管理功能，还提供超过200种格式的文档与图纸的阅读与红线标注、纸质文档的电子化、文档相关的日期提醒与
任务管理、以及在海量数据中快速查询功能。
易度文件管理系统
edodocs .com,帮助企业解决文档的存储、安全管理、查找、在线查看、协作编写及文档发布控制等问题。
优米云盘文档管理系统
核心功能有集中存储、权限管理、全文搜索、流程审批，操作日志、数据备份等。
产品核心部分用C++开发，节省内存且运行效率较高。