地名档案是地名管理工作中形成的具有保存价值的记载地理实体标准名称及相关信息的文字、图表、声像等材料，属于国家专业档案的重要组成部分。其核心功能是为地名标准化、行政管理及科研提供基础信息支撑，通常按行政区划分类集中保存以实现规范化管理。

主要包括两部分：

①反映地名实体内容的材料。包括地名调查的原始记录、地名照片和调查中收集的有关考证材料；经过加工整理的地名表、地名卡片、地名图和地名概况的文字说明材料；编辑出版的《地名录》、《地名志》、《地名词典》、各种地名图等标准地名资料的审定稿和样本；地名统计材料等。这部分材料记述各类地名的标准书写形式 、读音和位置 ，反映地名的来历、历史沿革和含义,表述地名实体(包括人口、面积、自然条件、政治历史、经济发展、文化教育等)的概况,是地名档案的主体。

②反映地名管理工作活动情况的文件材料，如各级政府及有关部门颁发的关于地名工作的指示、决定、规定、条例、办法，会议文件，地名标准化处理的文件，工作计划、总结、报告、来往文书等。

地名档案是国家从事各项工作不可缺少的基础资料。地名档案工作是地名工作的一项重要内容。地名的更替，特别是地名所指区域的政治、经济、文化、居民成分等社会情况的变化是频繁的。所以必须随时注意收集和掌握各种反映地名有关情况的信息，及时积累材料，确保地名档案能够及时、准确地反映地名的真实面貌。有关一个地名的材料,如卡片、文字概况、考证材料、故事传说、命名更名材料等应集中存放，以便利用。